• Caroline Bismuth

Office Manager : 3 outils indispensables pour affronter la jungle administrative

Entre les nouveaux process à mettre en place et les demandes urgentes à traiter, le quotidien des offices managers [https://bit.ly/2YWWTw8 : « L’office manager, ce super héros aux mille facettes »] est une véritable jungle dans laquelle il est facile de s’égarer !


Fort heureusement, nos courageux aventuriers disposent d’une panoplie d’outils complète pour ne pas perdre le cap. On vous présente ici les 3 outils indispensables pour affronter l’aventure administrative en toute sérénité !


1 – La plateforme de communication Slack : https://slack.com/intl/fr-fr/

Pour survivre dans ce milieu sauvage qui est celui de l’entreprise, il est primordial pour l’Office Manager de pouvoir échanger efficacement avec les autres membres de sa tribu. Pour cela, rien de plus pratique que la plateforme de communication collaborative « Slack », véritable alternative aux emalings sans fin ! Plus qu’une messagerie instantanée, cet outil donne la possibilité de créer des groupes et des discussions privés, d’échanger des documents et ce, en gardant une trace de tous les échanges passées. Customisable à l’infini avec d’autres outils de communication ou de gestion, (Google drive, Trello, Dropbox, etc.), l’application Slack est le meilleur allié de l’Office Manager pour gérer rapidement et efficacement les échanges avec ses collaborateurs.


2 – La plateforme collaborative Google Drive: https://www.google.com/drive/

On ne le dira jamais assez, l’union fait la force, et ce particulièrement dans la jungle administrative ! La plateforme collaborative Google drive répond parfaitement à cet adage en permettant à l’Office Manager et à ses co-équipiers, de travailler ensemble sur tous types de fichiers (Texte, Feuille, Présentation, Formulaire, etc.). Le créateur du document pourra ainsi donner accès à plusieurs types d’actions à ses collègues, allant du simple commentaire à sa modification directe. Tous les fichiers crées étant stockés sur le Cloud, il est ainsi possible de les consulter à partir de n’importe quel appareil après connexion à son compte Google. Et ce n’est pas tout ! Google Drive offre à nos explorateurs de nombreuse autre fonctionnalité facilitant toujours plus le travail collaboratif : accès aux documents hors connexion, édition directe des fichiers Office importés sur la plateforme, nombreux add-ons disponibles pour customiser Google Drive à son image, etc.


3 – Le Scrum Board Trello : https://trello.com

Ce n’est plus un secret : pour ne pas crouler sous une montagne de tâches, l’Office Manager doit faire preuve d’une organisation sans faille ! Et pour cela, l’application Trello se présente comme un des must-have à avoir. Ce gestionnaire de tâches collaboratif permet de décomposer visuellement les projets en plusieurs tâches sous forme de cartes. Pour faciliter le travail d’équipe, il est possible d’inviter et d’attribuer les tâches à différentes personnes, d’en définir les deadlines, d’ajouter des commentaires ou toutes autres pièces jointes. Un outil indispensable pour traverser plus sereinement le quotidien semé d’embûches des Offices Managers.





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